Geschäftsreise in die USA für Meetings – ESTA – Worauf sollten Sie achten?

Sie planen eine Geschäftsreise in die USA und sind sich unsicher welche Visums- und Einreisebestimmungen für Geschäftsreisende aus Deutschland gelten? Im folgenden Artikel erlüterns wir, wie die Einreise in die USA ganz einfach per elektronischer Einreisegenehmigung funktioniert und welche Dinge dabei zu beachten sind.

Wann Visum und wann ESTA?

• Generell gibt es für deutsche, österreichische und Schweizer Staatsbürger keine Visumspflicht für eine Einreise in die USA zu Geschäfts- oder Urlaubszwecken. Das ist auf jeden Fall so, wenn der Aufenthalt nicht länger als 90 Tage dauert.
• Im Zuge der Terrorismusbekämpfung haben die Vereinigten Staaten jedoch für die Einreise mit dem Flugzeug und dem Kreuzfahrtschiff das ESTA, das Electronic System for Travel Authorization, eingeführt. Die Überprüfung der eingereichten ESTA-Anträge wird in den USA von CBP (Customs & Border Patrol) durchgeführt.

Bei Aufenthalten von mehr als 90 Tagen oder beim Ausführen von – bezahlten oder unbezahlten – Tätigkeiten für einen US-amerikanischen Arbeitgeber muss jedoch ein Visum beantragt werden. Visainhaber benötigen die elektronische Reisegenehmigung, das ESTA, nicht, wenn sie in die Vereinigten Staaten reisen.

Ein Vorteil des Visums ist, dass die Gültigkeit des Visums (viel) länger sein kann als die Gültigkeit des ESTA, das im Normalfall 2 Jahre lang gültig ist. Der Nachteil vom Visum ist, dass die Beantragung des Visums viel länger dauert und mit höheren Kosten verbunden ist als die Beantragung eines ESTA .

Voraussetzungen und Bedingungen für die Einreise mit ESTA

Das ESTA ist eine Sicherheitsüberprüfung für Personen, die Staatsbürger eines Landes sind, das am Visa-Waiver Programm der USA teilnimmt, die bereits vor dem Einchecken ausgeführt wird. Zurzeit sind dies Staatsbürger aus 28 Ländern, zu welchen auch Deutschland gehört. Dieses Visa-Erlassungs-Programm ermöglicht eine visafreie Einreise für einen Aufenthalt von bis zu 90 Tagen in die USA. Neben der Bedingung der maximalen Aufenthaltsdauer von 90 Tagen muss der Einreisende über einen regulären, biometrischen Reisepass verfügen. Bei der Einreise kann der Grenzwachebeamte auch das Vorweisen eines gültigen Rückflugtickets verlangen. Obwohl das Visa Waiver Programm umgangssprachlich auch Touristen-Visum genannt wird, gilt es sowohl für geschäftliche als auch für private Reisen. Die ESTA Genehmigung muss in jedem Fall bei Antritt der Reise vorliegen.

Wie funktioniert ESTA?

Der Vorteil am ESTA ist, dass die Beantragung und Ausstellung vollständig online erfolgt. Es ist also kein Besuch bei der Botschaft oder dem Konsulat notwendig.

• Das Antragsformular gibt es auch deutscher Sprache, was das Ausfüllen vereinfacht, da man sich z. B. auch nicht mit US-amerikanischen Datums-Schreibweisen (wie z. B. “Nine-eleven”, was nicht den 9. November, sondern den 11. September bedeutet) herumplagen muss.
• Außer den genannten Voraussetzungen ist zu beachten, dass der Reisepass über das Reiseende hinaus gültig sein sollte. Auch ein Einladungsschreiben eines Kunden oder die Einladung zu einer Messe können die Einreise erleichtern und den Einreisegrund untermauern.

Sie können sich – was jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und in einem eigenen Antragsverfahren erfolgt– zusätzlich zur Beantragung eines ESTA für das sogenannte „Global Entry Programm” anmelden.

Wenn Sie zur Teilnahme an diesem Programm zugelassen werden (wofür auch eine Kontrolle Ihres Leumunds bei der Polizei durchgeführt wird) brauchen Sie bei der Ankunft in den USA nicht mehr jedesmal zur Passkontrolle zu gehen, sondern können mit Hilfe eines maschinell lesbaren Codes einen Durchgang öffnen, der ausschließlich für Teilnehmer an diesem Programm zugänglich ist, um in die USA zu gelangen. Wenn Sie am „Global Entry Programm” teilnehmen sollten Sie Ihre Teilnehmernummer (Pass-ID) im ESTA-Antragsformular eintragen, sodass Sie die Grenze tatsächlich schneller passieren können.

Nachdem alle Angaben im ESTA-Antragsformular korrekt ausgefüllt wurden, erhalten Geschäftsreisende meist bereits nach etwas mehr als einer Stunde eine Genehmigung oder Abweisung des Antrags, sodass der ESTA Antrag die Reisevorbereitungen kaum aufhalten dürfte. Die ESTA Genehmigung ist insgesamt zwei Jahre und für mehrere Einreisen gültig.

Weitere Tipps und Hinweise

Bei der Einreise in die USA mit einem ESTA sollte beachtet werden, dass keine Verlängerung des Aufenthalts über die genannten 90 Tage hinaus möglich ist. Es ist nicht praktisch nicht möglich, mit dem ESTA aus und nach ein paar Tagen wieder einzureisen, da das eine Umgehung der Höchstaufenthaltsdauer von 90 Tagen darstellen würde. In diesem Fall würde der Beambte bei der Passkontrolle die Einreise verweigeren. Das ist auch der Grund warum Aufenthalte in den Nachbarländern (Kanada, Mexico und die karibischen Inseln) in die Höchstaufenthaltsdauer von 90 Tagen miteingerechnet werden.

• Das ESTA Besuchervisum deckt eingeschränkt geschäftliche Tätigkeiten wie Geschäftstreffen, Vertragsverhandlungen oder Kundenbesuche ab. Ein längerer Arbeitseinsatz in den USA erfordert immer ein entsprechendes Arbeitsvisum.
• Wer also regelmäßig für längere Zeiträume geschäftlich in die USA reist, sollte die Beantragung eines B-Visums in Betracht ziehen. Bei einer sehr hohen Einreisefrequenz oder sehr langen Aufenthalten zu geschäftlichen Zwecken sollte eventuell sogar ein reguläres Arbeitsvisum beantragt werden.

Um ein B-1 Visum oder ein Arbeitsvisum erhalten zu können, sollten Sie bereits längere Zeit bei Ihrem Arbeitgeber beschäftigt sein und ausreichende fachliche Qualifikationen vorweisen können. Auch die Intention der Rückkehr in Ihr Heimatland wird geprüft. Nach dieser umfangreichen Prüfung durch das US-Konsulat ist die Einreise in die USA sicher erlaubt, soferne Sie nicht eklatant gegen die Einreisebestimmungen verstoßen (z. B. Drogen oder Waffen im Gepäck dabei haben), während die Einreise mit dem ESTA immer noch an der Grenze verweigert werden kann. In so ferne ist das ESTA wirklich nu reine Reiseerlaubnis und findet bei der Passkontrolle nochmals ein echter Check statt (auch wenn dieser üblicherweise bloß oberflächliche Routine ist).

Für reguläre kurze Geschäftsreisen ist das ESTA meist ausreichend. An der Grenze kann es vorkommen, dass geprüft wird, ob Sie auch tatsächlich die Intention haben, in Ihr Heimatland zurückzukehren. Daher sollten Sie auf einen schlüssigen Antrag achten und für den Notfall Nachweise mit sich führen.

Zusammenfassend lässt sich also feststellen, dass die Entscheidung ob mit ESTA oder mit einem Visum in die USA eingereist werden kann, maßgeblich von der Einreisefrequenz, der Einreisedauer und der Staatsangehörigkeit abhängt.

Auch der Einreisezweck ist ausschlaggebend, sobald es sich nicht um eingeschränkt geschäftliche Tätigkeiten handelt. Für alle Geschäftsreisenden, die einmalig und für eine kurze Zeit zum Beispiel für ein Meeting, einen Workshop oder eine Messe einreisen, bietet sich die unkomplizierte Einreise per elektronischer Einreisegenehmigung an. Sie ist schnell und einfach online zu beantragen und reicht für Standardfälle vollkommen aus. Ein Einladungsschreiben Ihres Geschäftspartners oder das Messeticket kann bei der Grenzkontrolle hilfreich sein, um Ihren Einreisegrund zu untermauern. Durch das Visa Waiver Programm und ESTA ist es für deutsche, österreichische und Schweizer Staatsangehörige vergleichsweise einfach in die USA einzureisen, wenn Sie die in unserem Artikel genannten Tipps befolgen. Viel Spaß und Erfolg im Land der unbegrenzten Möglichkeiten!